A Arte de Inventariar… e de Obter Resultados Diferenciados na Acuracidade dos Estoques.

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda

Não é, não foi e nunca será fácil inventariar estoques, sejam eles peças e componentes, matérias-primas e outros insumos produtivos ou produtos acabados. E mesmo a automação desse processo, com a utilização de soluções WMS (Warehouse Management System) e código de barras, poderá não produzir os resultados esperados.

Inventariar é antes de qualquer coisa, um processo, portanto compreende uma seqüência ordenada de atividades, prazos, responsabilidades e objetivos a serem alcançados. Sua empresa conta com um processo formal para a realização do inventário? Esse processo é de conhecimento de todos? Oprocesso é respeitado?

A arte de inventariar envolve conceitos técnicos. A sua empresa tem total conhecimento das melhores práticas de inventário rotativo e geral? A equipe foi treinada nesses conceitos? Muitas empresas “herdam” uma forma de inventariar e nunca questionam os meios com os quais buscam uma melhor acuracidade?

Para se aproximar das melhores práticas mundiais, é importante contar com um processo disciplinado. O que acontece, por exemplo, dentro de uma sistemática de inventário cíclico ou rotativo, quando certo item deve ser contado em uma determinada data e isso não acontece? É gerada uma lista com pendências? Esse “atraso” será recuperado sem comprometer as demais contagens? E quando, no mesmo processo, um item deixa de ser “A” na curva ABC e passa a ser “B” alterando a sua freqüência de contagem para, por exemplo, de diário para semanal? Isso é atualizado rapidamente?

Além de ser um processo disciplinado, o inventário deve ser tratado como um processo de melhoria contínua. A cada não conformidade identificada, o que é feito? Simplesmente ajustamos as informações de endereço ou quantidade? Ou é aberto um PDCA (Plan-Do- Control-Action) ou um 5W2H (What-Why-When-Who- Where-How- How Much) para uma investigação detalhada do problema? Sua equipe foi treinada nas ferramentas da Qualidade Total?

E dentro da visão de melhoria contínua, a utilização de indicadores de desempenho é fundamental. Você sabia que existem pelo menos cinco medidas de performance para a avaliação da sua eficácia na busca pela acuracidade de estoques?

Inventariar depende de pessoas. As pessoas reagem de diferentes formas a um input, podendo produzir diferentes outputs. Está claro quem deve fazer o que e quais os resultados pretendidos? Existe feedback adequado? A liderança atua de forma positiva? A melhoria na acuracidade dos estoques deve ser entendida como uma tarefa de TODOS e não apenas de um gerente ou de um grupo de analistas de estoques. Deve envolver a área de logística e suas interfaces, que direta ou indiretamente colaboram para a melhoria do indicador, como Produção, Vendas, PCP, Qualidade Total, etc.

Bons indicadores dependem também da organização física e das condições de trabalho da área destinada à estocagem. Ambientes barulhentos, sujos e desorganizados, quente e mal iluminados afetam diretamente a acuracidade do estoque. Quanto maiores os problemas, maiores as dificuldades para inventariar.

Sem essas condições mínimas, de nada adiantará você possuir a melhor ferramenta (WMS) para a gestão de armazéns.

Antes de tecnologia, pense simples, pense em PROCESSOS. Mas não deixei também de pensar em PESSOAS. E recicle. Busque conhecimento!

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