Inventário com 100% de Acurácia: Utopia ou Realidade?

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística.

É possível atingirmos 100% de acurácia entre o inventário físico e o contábil?

Sim, é possível. Obviamente, o esforço para se obter tal façanha estará relacionado ao nível de complexidade da operação. Quanto mais complexa, mais tempo e mais recursos financeiros deverão ser investidos. A complexidade operacional está associada a diversos fatores, alguns deles relacionados abaixo:

# número de SKUs ou códigos de itens movimentados: quanto mais SKUs, maior será a dificuldade em obter um alto índice de acuracidade.

# volume processado: quanto maior o volume processado, na entrada e na saída, maior a probabilidade de erros.

# número de notas fiscais ou requisições de materiais emitidas: quando maior o número de NFs ou RMs geradas, maior será o número de “visitas” ao endereço no qual o material se encontra, aumentando consideravelmente a probabilidade de falhas.

# nível de desagregação da embalagem original na operação de apanhe (picking): quanto maior o nível de “quebra” de um SKU, maior a probabilidade de erros e de nos distanciarmos dos 100%. Operações com abertura de caixas
e manuseio de unidades apresentarão dificuldades muito maiores do que operações que limitam à movimentação de páletes, frações de páletes ou caixas fechadas.

# similaridade entre as embalagens e os materiais: embalagens ou materiais parecidos tendem a ampliar a possibilidade de erros. Imagine-se separando embalagens de sucos em pó com mais de 20 opções de sabores, ou apanhando tintura para coloração de cabelo dentre uma infinidade de opções.

# sistema de codificação adotado: sistemas de identificação de materiais com códigos contendo muitos números ou números intercalados com letras tendem a confundir o operador, ampliando a margem de erro.

# concentração sazonal: quanto maior a concentração dos volumes em determinado período, maior a chance de ocorrer erros, em função de limitações físicas e restrições de tempo.

# tamanho do armazém: quanto maior o armazém, maior a necessidade de deslocamento do operador, e quanto mais tempo em “viagem” ele estiver, maior será a probabilidade de ele entrar em modo automático, cometendo erros por distração.

# nível de informatização da operação e uso intensivo da mão de obra: quanto maior a interferência do operador e a dependência do julgamento humano, maior será o impacto negativo sobre os indicadores de estoques.

# turnover da mão de obra: a alta rotatividade em uma operação poderá inviabilizar o amadurecimento dos processos e os investimentos no treinamento e na conscientização da equipe.

# nível de inovação e de lançamento de novos SKUs: a introdução de novos itens e a constante renovação do portfólio dificultará a obtenção de melhores indicadores de acurácia, em função do desconhecimento do operador em relação às novidades em estoque.

# valor das mercadorias: materiais de alto valor agregado e de fácil “revenda” no mercado “paralelo” poderão incentivar a prática de furtos na operação.

Dicas para alcançar 100% de acurácia nos estoques:

1) Estabeleça “degraus” ou patamares evolutivos, ou seja, não tente sair de 96% para 100% diretamente, sem antes atingir 97%, 98%, 99%, 99,5%, etc. Defina prazos e metas para atingir números superiores aos atuais. Vá ganhando pequenas batalhas, sabendo que seu objetivo final é a vitória na guerra dos 100%! E não se esqueça, é um desafio de médio a longo prazo.

2) Recompense a equipe a cada novo índice atingido. Se não for possível premiá-los financeiramente, tente, pelo menos, obter verba para uma comemoração com a equipe ou para alguma distinção das equipes.

3) Reavalie seus processos operacionais e administrativos e formalize-os em modelos descritivos ou fluxogramas. Certifique-se que possíveis “brechas” para erros humanos tenham sido tratadas adequadamente. Trabalhe fortemente a conferência na entrada, o endereçamento, a separação e o ressuprimento das posições de picking. Na sequência, treine a equipe continuamente.

4) Reavalie a solução de segurança patrimonial, e procure dificultar a vida de profissionais mal-intencionados.

5) Tenha indicadores-meio, que garantirão a realização do indicador-fim, que é a acurácia de 100%. Por exemplo, meça o % de erros na conferência no recebimento das mercadorias ou a acurácia no endereçamento. Isso permitirá identificar em que parte do processo deveremos atuar de forma mais incisiva.

6) Monitore a evolução do indicador de acurácia dos estoques com uma “lupa”, ou seja, identifique a ocorrência de falhas por turno, conferente, separador, corredor, família de produto, etc. A investigação da causa raiz é fundamental para alcançarmos a 100% de acurácia, por isso, capacite a sua equipe nas ferramentas de análise e solução de problemas como PDCA, DMAIC, 5W2H, etc.

Bom trabalho!

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